Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Informationen

Diese Erklärung beschreibt, wie DONE CHECKED Sp. z o.o. personenbezogene Daten im Zusammenhang mit AdActa verarbeitet — gemäß DSGVO und polnischem Recht.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Ihrem Konto und der Nutzung von AdActa ist DONE CHECKED Sp. z o.o., ul. Pańska 96/83, 00-837 Warschau, KRS 0001078605, NIP 5273091211, REGON 527315017. Kontakt Datenschutz: contact@adacta.digital.

3. Kategorien der Daten

Je nach Nutzung können wir insbesondere verarbeiten:

• Kontodaten (z. B. Name oder Kennung, E-Mail, Anmeldedaten, technische IDs);
• Inhalte, die Sie freiwillig eingeben (einschließlich Dokumente und Aktenmetadaten);
• technische und betriebliche Daten (Protokolle, Geräte- oder Sitzungs-IDs) für Sicherheit und Betrieb;
• Abrechnungsdaten bei kostenpflichtigen Plänen (z. B. Transaktions-IDs beim Zahlungsdienstleister; vollständige Kartennummern speichern wir in AdActa nicht, sofern der Zahlungsfluss nichts anderes vorsieht).

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten für:

• Erbringung des Dienstes, einschließlich Konto, Dokumente, KI-Funktionen und In-App-Kommunikation;
• IT-Sicherheit, Diagnose und Missbrauchsprävention;
• Abrechnung, Forderungsdurchsetzung und rechtliche Abwicklung der Beziehung;
• gesetzliche Pflichten (z. B. Aufbewahrung, Auskünfte an Behörden, wenn erforderlich).

Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Je nach Zweck stützen wir uns auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (z. B. Sicherheit, Betrugsbekämpfung, Produktanalyse, soweit zulässig);
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung, wenn separat eingeholt (z. B. optionaler Newsletter), widerruflich jederzeit.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Daten können an Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, die den Dienst unterstützen, u. a.:

• Cloud-Hosting- und Infrastrukturanbieter;
• E-Mail- und transaktionale Messaging-Anbieter;
• Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe) bei kostenpflichtigen Plänen;
• LLM-/KI-Anbieter (in der EU oder außerhalb), wenn Sie KI-Funktionen nutzen — Teile von Prompts können gemäß Produktkonfiguration übermittelt werden;
• IT- und Support-Unternehmer — nur im erforderlichen Umfang.

6. Künstliche Intelligenz: kein Training mit Akten- oder Dokumentdaten und optionale Assistenten-Personalisierung

Wir verwenden Inhalte aus Ihren Fällen oder Dokumenten nicht zum Trainieren oder Verbessern globaler KI-Modelle externer Anbieter und nicht zum Aufbau von Trainingsdatensätzen, die an andere Organisationen weitergegeben werden.

Auf Ihren Wunsch kann der virtuelle Assistent aus dem Gespräch mit Ihnen Schlussfolgerungen ziehen, damit er künftige Antworten besser an Ihre Erwartungen anpasst. Diese Angaben werden ausschließlich in Ihrem Konto als Konfigurationsdateien gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn Ihr Konto gelöscht wird. Sie können die Funktion jederzeit in den App-Einstellungen deaktivieren — der Assistent speichert und wendet diese Personalisierung dann nicht mehr an.

7. Speicherdauer

Wir speichern Daten für die Vertragslaufzeit (Konto) und danach nur so lange, wie Gesetz oder berechtigtes Interesse es erfordern (z. B. Rechtsverteidigung), und löschen oder anonymisieren sie anschließend. Details können aus Produkt-Retention und internen Regeln folgen — kontaktieren Sie uns bei Fragen.

8. Drittlandübermittlungen

Nutzen wir Anbieter außerhalb des EWR, wenden wir DSGVO-Mechanismen an (z. B. EU-Standardvertragsklauseln), soweit erforderlich. Einzelheiten zu KI-Anbietern können auf Anfrage oder in einer Prozessorliste mitgeteilt werden.

9. Rechte der betroffenen Person

Ihnen stehen insbesondere folgende Rechte zu (vorbehaltlich der DSGVO-Bedingungen und Ausnahmen):

• Auskunft und Kopie;
• Berichtigung;
• Löschung, soweit anwendbar;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit, ohne die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf zu berühren.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, die für Sitzungen und Sicherheit nötig sind, sowie — falls Sie sie in den Einstellungen aktivieren — zusätzliche Funktionen. Details können in einem Banner oder in den Datenschutzeinstellungen stehen.

11. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können Beschwerde beim polnischen Datenschutzbehörde (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, https://uodo.gov.pl, einreichen.